In Österreich verlangen diverse Gesetze das Belege und Dokumente der Buchführung eine gewisse Zeit aufbewahrt werden müssen.
Diese Pflicht gilt im Rahmen der Buchführung für Belege, Unterlagen und Aufzeichnungen und beträgt sieben Jahre. Der Fristenlauf startet mit dem Schluss des Kalenderjahres, auf das sich der Beleg bezieht. Bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr läuft die Frist vom Schluss des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet.
Für bestimmte Unterlagen in Verbindung mit Grundstückskauf gelten längere Aufbewahrungsfristen von 12 bzw. 23 Jahren.
Der Anspruch auf Ausstellung eines Dienstzeugnisses verjährt nach 30 Jahren. Das heißt, ein Dienstzeugnis kann rückwirkend 30 Jahre lang verlangt werden.
Bei elektronischer Buchführung sind die Daten in entsprechender elektronischer Form auf Datenträgern aufzubewahren und im Fall einer Prüfung zur Verfügung zu stellen.
Die Buchhaltungsunterlagen können auch elektronisch archiviert werden. Das Abgabenrecht erlaubt die Verwendung von Belegscannern, Mikrofilmen und Datenträgern, wenn die urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist.
ecoDMS entspricht diesen Anforderungen und bietet darüberhinaus die Möglichkeit Teile des Archives zu exportieren, sodass ein Teil des Archives auf einen Datenträger kopiert und extern begutachtet werden kann.