Die elektronische Archivierung

Das langfristig sichere und organisierte Speichern von Information bleibt nach wie vor eine der dringlichsten Aufgaben in einem Unternehmen. Unternehmen und Organisationen müssen enorme Aufwendungen betreiben um geschäftsrelevante Unterlagen sicher abzulegen und im Bedarfsfall ebenso sicher und schell wieder an sie heranzukommen. Der Zugriff auf physische Akten verusacht oft stunden und tagelangen zusätzlichen Aufwand. Nicht selten zwingen lückenhafte und verschollene Informationen zum Verzicht auf Nachweis und damit vielmals auch auf Verzicht der Ansprüche.

Raumnot, Aufbewahrungspflichen, Suchorgien sind heute Anstöße für eine digitale Reform der traditionellen Archivierung.

In nahezu allen Unternehmen geht es darum intern vorhandenes Wissen allen im Unternehmen zugänglich zu machen, die daraus Nutzen für das Unternehmen generieren können.

Nicht selten stellt sich später heraus, dass andere Personen im Unternehmen das selbe Problem schon einmal gelöst haben. Schuld daran sind nicht nur mangelnder Wille, sondern vor allem die knappe Zeit und nicht vorhandene integrierte Informationssysteme welche die Weitergabe von Information behindern.

Was bedeutet Dokumentenecht?

In der traditionellen Welt des Papieres bedeutet Dokumentenechtheit das die verwendeten Materialien eine entsprechende Widerstandsfähigkeit gegen Veränderungen haben.

So gilt etwa Thermopapier als nicht dokumentenecht. Auch nicht alle Tinten gelten als dokumentenecht. Folien können ebenso das Original unleserlich machen.

Die Prüfkriterien für Dokumentenechtheit sind in der Norm ISO 12757-2 festgelegt. Ausschließlich Schreibmedien, die diese Norm erfüllen, dürfen das Prädikat für Dokumentenechtheit verwenden.

Der Trend in der Archivierung

Seit mehr als 20 Jahren verliert der Datenträger Papier an Bedeutung. Diesr Trend wird sich in Zukunft weiter fortsetzen. Die Vorteile der elektronische Archivierung sind nicht von der Hand zu weisen.

  • Schnellerer Zugriff auf Dokumente
  • Beschleunigung der Arbeitsprozesse
  • Verbesserte Transparenz
  • Wegfall von Verteilerkopien
  • Verbesserte Dokumentensicherheit, weniger Dokumentenverlust
  • Geringere Kosten und geringerer Platzbedarf

Unter diesen Gesichtspunkten kann man generell sagen, dass jede Art Information in elektronischer Form vielfach wertvoller ist als dieselbe Informaton auf Papier.

Was bedeutet Elektronische Archivierung?

Unter elektronischer Archivierung versteht man die unveränderbare, langzeitige Aufbewahrung von Informationen in eletronischer Form.

Der Begriff „langzeitig“ kann hier natürlich unterschiedlich ausgelegt werden. Im Bereich der unternehmerischen Buchführung ist von Fristen bis 20 Jahre auszugehen. Für andere Bereiche können durchaus auch Fristen von 100 und mehr Jahren angedacht werden.

Wenn man bedenkt in welchem rasanten Tempo Software heute entwickelt wird, kann es durchaus schwierig werden ein Dokumentenformat zu finden, welches elektronisch auch noch in 50 Jahren gelesen und bearbeitet werden kann.

Ein weiterer wichtiger Punkt in der elektronischen Archivierung ist die Unveränderbarkeit der Dokumente. Mit dem Einsatz von elektronischer Signaturen kann man die Unveränderbarkeit garantieren.

ecoDMS kann für jede Dokumentenart einen Zeitraum festlegen innerhalb dessen ein archiviertes Dokument nicht gelöscht werden kann.

ecoDMS speichert und archiviert alle Dokumente im Original-Scanformat und zusätzlich im Langzeitarchivierungsformat PDF/A.

Workflow ganz einfach…

Das Arbeitsablauf (english Wokflow) ist die räumliche und zeitliche Abfolge von Arbeitsschritten um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen.

In Zusammenhang mit einem Dokumenten-Management-System (DMS) kann man einen Workflow in einer Gruppe so organisieren, sodass mehrere Personen gemeinsam an einer Aufgabe arbeiten.

Dabei eribt sich der Vorteil, dass elektronische Dokumente gleichzeitig an mehreren Orten von verschiedenen Personen eingesehen werden können.

Man kann zum Beispiel folgenden Workflow festlegen.

Der Postengang (1. Person) macht eine erste Sichtung aller Eingangsrechnungen scannt und importiert sie in das DMS.

Die Rechnungsprüfung (2. Person) prüft ob die Menge, die Qualität der Ware in Ordnung ist und gibt die Rechnung zur Bezahlung frei.

Die Buchhaltung (3. Person) überweist den Rechnungsbetrag an den Lieferanten.

Mit diesem Ablauf ist sichergestellt, dass Rechnungen von der Buchhaltung erst bezahlt werden, nachdem die Waren geprüft wurden. Während des gesamten Ablaufes können weitere Personen ortsunabhängig jederzeit Einsicht in alle Eingangsrechnungen nehmen.

Aufbewahrungspflicht

In Österreich verlangen diverse Gesetze das Belege und Dokumente der Buchführung eine gewisse Zeit aufbewahrt werden müssen.

Diese Pflicht gilt im Rahmen der Buchführung für Belege, Unterlagen und Aufzeichnungen und beträgt sieben Jahre. Der Fristenlauf startet mit dem Schluss des Kalenderjahres, auf das sich der Beleg bezieht. Bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr läuft die Frist vom Schluss des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet.

Für bestimmte Unterlagen in Verbindung mit Grundstückskauf gelten längere Aufbewahrungsfristen von 12 bzw. 23 Jahren.

Der Anspruch auf Ausstellung eines Dienstzeugnisses verjährt nach 30 Jahren. Das heißt, ein Dienstzeugnis kann rückwirkend 30 Jahre lang verlangt werden.

Bei elektronischer Buchführung sind die Daten in entsprechender elektronischer Form auf Datenträgern aufzubewahren und im Fall einer Prüfung zur Verfügung zu stellen.

Die Buchhaltungsunterlagen können auch elektronisch archiviert werden. Das Abgabenrecht erlaubt die Verwendung von Belegscannern, Mikrofilmen und Datenträgern, wenn die urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist.

ecoDMS entspricht diesen Anforderungen und bietet darüberhinaus die Möglichkeit Teile des Archives zu exportieren, sodass ein Teil des Archives auf einen Datenträger kopiert und extern begutachtet werden kann.

Texterkennung (OCR)

Automatische Texterkennung oder auch OCR (Optical Character Recognition) ist notwendig weil Scanner Dokumente nur als Rastergrafiken einlesen. Erst durch die OCR Software wird das Bild in Text umgewandelt. Solange das nicht passiert ist kann man nicht nach Text suchen.

ecoDMS wandelt alle Rastergrafiken automatisch in erkennbaren Text um, sodass jederzeit eine Volltextsuche gemacht werden kann.

Was bedeutet PDF/A?

PDF/A ist ein Dateiformat für die Langzeitarchivierung digitaler Dokumente.

Dieses Format ist eine Teil von Adobe PDF und wurde von der International Organization for Standardization (ISO) genormt.

Die Norm legt genau fest, wie die Elemente verwendet werden müssen, sodass sichergestellt werden kann, dass dieses Format auch in Zukunft von Programmen gelesen und angezeigt werden kann.

PDF/A Dokumente sollten somit zumindest theoretisch auch noch in 100 Jahren von zukünftiger Software verarbeitet werden können.

Andere PDF Versionen könnten Elemente enthalten, die nur von speziellen Softwareprodukten gelesen und angezeigt werden können.

Welchen Scanner soll ich einsetzen?

Die Frage läßt sich nicht für alle Einsatzszenarien gleichzeitig beantworten.

Die wesentlichsten Kriterien sind:

Haben Sie viele Einzelblätter, die man mit einem automatischen Einzug verarbeiten kann?

Haben Sie Dokumente die man nicht mit einen Einzelblatteinzug verarbeiten kann?

Für den Einzelblatteinzug ist eine Multieinzugserkennung sehr empfehlenswert.

Sollten mehrere Seiten gleichzeitig eingezogen werden, so erkennt ein Ultraschallsensor dies und stoppt den Scanvorgang.

Eine weitere Technik ist ein Einzugssystem mit gegenläufigen Rollen. Dadurch wird das gleichzeitige Einscannen mehrerer Dokumente verhindert und stellt zudem sicher, dass schwierige Vorlagen zuverlässig eingezogen werden.

Für Vorlagen die nicht mit einem Einzelblatteinzug (ADF) eingescannt werden können wird ein Flachbrettscanner benötigt.

Der Nachteil von Flachbrettscanner ist, dass sie vergleichsweise viel Platz benötigen und meist auch keinen Netzwerkanschluss besitzen.

Durch das Fehlen eines Netzwerkanschlusses wird auf dem Arbeitsplatz ein weiterer Arbeitsschritt zum Importieren des Dokuments in das DMS notwendig.

Warum ein DMS einsetzen?

Wo liegen denn die wesentlichen Vorteile eines DMS gegebüber einem traditionellen Papier Archiv?

Die Vorteile können vielschichtig sein.

  • Die Zeit für die Suche nach einem Dokument verringert sich gewaltig.
  • Einzelne Dokumente können durch falsche Einordnung nicht mehr unauffindbar werden.
  • Die gescannten Dokumente sind gleichzeitig an verschiedenen Orten einsehbar.
  • Der Platzbedarf für das Papierarchiv fällt weg.
  • Keine Kosten für verstaubte Kästen und Ordner.
  • Jedes Dokument hat eine Geschichte in der festgeschrieben ist wer und wann das Dokument gesehen hat.
  • Man kann einen Workflow definieren, der festlegt in welcher Reihenfolge ein Dokument bearbeitet werden muss bevor es als erledigt markiert wird.