Wo liegen denn die wesentlichen Vorteile eines DMS gegebüber einem traditionellen Papier Archiv?
Die Vorteile können vielschichtig sein.
- Die Zeit für die Suche nach einem Dokument verringert sich gewaltig.
- Einzelne Dokumente können durch falsche Einordnung nicht mehr unauffindbar werden.
- Die gescannten Dokumente sind gleichzeitig an verschiedenen Orten einsehbar.
- Der Platzbedarf für das Papierarchiv fällt weg.
- Keine Kosten für verstaubte Kästen und Ordner.
- Jedes Dokument hat eine Geschichte in der festgeschrieben ist wer und wann das Dokument gesehen hat.
- Man kann einen Workflow definieren, der festlegt in welcher Reihenfolge ein Dokument bearbeitet werden muss bevor es als erledigt markiert wird.