Unter elektronischer Archivierung versteht man die unveränderbare, langzeitige Aufbewahrung von Informationen in eletronischer Form.
Der Begriff „langzeitig“ kann hier natürlich unterschiedlich ausgelegt werden. Im Bereich der unternehmerischen Buchführung ist von Fristen bis 20 Jahre auszugehen. Für andere Bereiche können durchaus auch Fristen von 100 und mehr Jahren angedacht werden.
Wenn man bedenkt in welchem rasanten Tempo Software heute entwickelt wird, kann es durchaus schwierig werden ein Dokumentenformat zu finden, welches elektronisch auch noch in 50 Jahren gelesen und bearbeitet werden kann.
Ein weiterer wichtiger Punkt in der elektronischen Archivierung ist die Unveränderbarkeit der Dokumente. Mit dem Einsatz von elektronischer Signaturen kann man die Unveränderbarkeit garantieren.
ecoDMS kann für jede Dokumentenart einen Zeitraum festlegen innerhalb dessen ein archiviertes Dokument nicht gelöscht werden kann.
ecoDMS speichert und archiviert alle Dokumente im Original-Scanformat und zusätzlich im Langzeitarchivierungsformat PDF/A.