Das Arbeitsablauf (english Wokflow) ist die räumliche und zeitliche Abfolge von Arbeitsschritten um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen.
In Zusammenhang mit einem Dokumenten-Management-System (DMS) kann man einen Workflow in einer Gruppe so organisieren, sodass mehrere Personen gemeinsam an einer Aufgabe arbeiten.
Dabei eribt sich der Vorteil, dass elektronische Dokumente gleichzeitig an mehreren Orten von verschiedenen Personen eingesehen werden können.
Man kann zum Beispiel folgenden Workflow festlegen.
Der Postengang (1. Person) macht eine erste Sichtung aller Eingangsrechnungen scannt und importiert sie in das DMS.
Die Rechnungsprüfung (2. Person) prüft ob die Menge, die Qualität der Ware in Ordnung ist und gibt die Rechnung zur Bezahlung frei.
Die Buchhaltung (3. Person) überweist den Rechnungsbetrag an den Lieferanten.
Mit diesem Ablauf ist sichergestellt, dass Rechnungen von der Buchhaltung erst bezahlt werden, nachdem die Waren geprüft wurden. Während des gesamten Ablaufes können weitere Personen ortsunabhängig jederzeit Einsicht in alle Eingangsrechnungen nehmen.